学校会议室、接待室、演播厅、二号办公楼学术报告厅、校史陈列馆是学校举行会议、开展活动、接待宾客的重要场所。为规范此类场馆的管理，提高使用效率，特制定本规定。

一、归口部门

1.行政办公楼会议室、接待室，新图书馆10楼会议室、演播厅、原图书馆学术报告厅接待室、会议室及校史陈列馆由“党政办”统一管理，统筹协调安排使用。党政办安排专人负责会议室的使用管理，财产、设备管理、会场服务及清洁卫生等工作。按照会议的安排及要求，办公室及有关部门应在会前认真做好各项准备工作（席位牌、桌椅物品摆放、音响及多媒体设备调试、茶水、卫生等），会中热情周到地搞好服务，会后妥善做好会场整理工作。

2.校内各单位会议室和各教学活动室、厅、场、馆由各单位自行负责管理和维护。

二、使用范围

1.办公楼319、314、414会议室：主要用于学校党委会、校长办公会、校领导专项工作会、校领导碰头会、校外单位的来访接待等。

2.办公楼214视频会议室：主要用于上级主管部门召开的视频会议，学校50人以上、100人以内的中型会议和接待活动。

3.219会议室主要用于学校工程、项目招标等。

4.新图书馆11楼会议室用于二级单位年度工作汇报会、教师节座谈会等以座谈会形式召开的大中型会议。

5.校史陈列馆主要用于新生入学教育和接待外来人员参观的场地。

6.二号办公楼学术报告厅、音乐厅、演播厅：主要用于学校的学术交流、大型报告会及学校的重要会议和活动等。

各会议室及场馆一览表

会议室	座位人数	主要功能	主管单位	备注
319会议室	50	校级中小型会议、接待	党政办
314会议室	12	校级小型接待、会议
414会议室	18	部门会议
214会议室	96	校级中型会议（视频）
219会议室	26	招标会议、部门会议
二号办公楼 学术报告厅	241	校级中型会议、学术报告会
二号办公楼 一楼接待室	15	部门会议、接待
二号办公楼 五楼会议室	25	部门会议
演播厅	800	校级大型会议（活动）、学生文化艺术活动
新图书馆11楼会议室	115	校级大型座谈会
新图书馆接待室	15	部门会议、接待
音乐厅	425	校级大型会议（活动）	音乐学院

三、使用程序

1.校级重要会议和党政办牵头承办召开的各类会议，由党政办负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。

2.部门承办会议或分管校领导组织的会议，须由承办部门或分管校领导指定人员，在会议前两个工作日与学校党政办联系，填写《湖南理工学院会议（活动）申请表》，办理会议室预约手续。学校党政办根据学校每周重要会议、活动安排，统筹安排会议室。承办部门及时提供相应的会议出席人员名单及相关会议资料或自行做好会议准备、会中服务和会后整理工作，办公室提供协助。

3.所有会议室及校内公共场馆原则上不对校内个人和校外单位和个人使用，任何单位、个人不得引荐、同意、批准在校内各公共场馆进行商业活动、演出。校外党政、企事业单位租借室、厅、馆应由党委书记或校长明确批示方可使用。

4.节假日使用会议室与其它公共场馆，需在假前最后一个工作日到相关人员处领取钥匙，并于假后及时归还。

5.会议室实行先登记先使用的原则，如时间上发生冲突，由党政办负责统筹协调。

四、注意事项

1.使用会议室、厅、馆按照谁审批谁负责的原则，审批人应

对会议（活动）的参加人员、议程、内容、安全及财产负有第一责任。

   2.在会议、学术活动期间，参加人员不得携带危险性、污染性物品进入会议室，爱护室内各种设备、物品，因人为因素损坏或丢失的由使用部门或当事人按学校规定赔偿。

3.使用会议室过程中，要注意保持整洁，不得在室内摆放易污损地面的瓜果，不准随地吐痰，严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画。

4.使用会议室时，未经办公室同意，不得改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得擅自动用室内音响、投影等设备。如需使用，应在预约时一并申请，由办公室专人开启调试。

5.在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在办公室专人指导下开展，并在用后及时清除，以保持墙面整洁。

6.会议结束后，要及时关闭音响、空调、电灯、门窗等，并做好会后卫生整理工作，包括桌椅摆回原位、清洗水杯、清理会场内的席位牌等。经办公室有关人员检查、清点无误后，方可离开。