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湖南理工学院公文处理办法
2018-03-14 11:38  

 

第一章    

第一条  为使我校公文处理工作科学化、制度化、规范化,进一步提高公文处理工作质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号,以下简称《条例》)和《湖南省党政机关公文处理工作细则》(湘办发〔2012〕40号,以下简称《细则》)规定,结合学校实际情况,制定本办法。本办法适用于学校公文处理工作。

第二条  学校公文,是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范性体式的文书,是转发上级机关和不相隶属机关的公文,公布学校决议和决定,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

本办法所称公文处理,是指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  学校领导、校属各单位主要负责人应当高度重视公文处理工作,加强对本单位公文处理工作的领导和检查,应当带头遵守《条例》与《细则》。校属各单位均应确定专职人员(一般为行政秘书)负责公文处理工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 学校党委办公室、校长办公室(以下简称“党政办”是学校公文处理的管理机构,负责学校的公文处理工作,并指导其他校属各单位的公文处理工作。

 

第二章  公文种类

第六条 本办法所指公文种类主要有:

(一)决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于学校对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,设立(撤销)机构(组织),变更或撤销不适当的决定事项。

(三)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(四)通知。适用于学校(或学校授权的二级单位)转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求相关单位办理、周知或执行的事项;学校批转二级单位的公文,发布规章,任免人员。

(五)通报。适用于学校表彰先进、批评错误,传达重要精神、告知重要情况。

(六)报告。适用于学校向上级机关或校属各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问。

(七)请示。适用于学校向上级机关或校属各单位向学校请求指示、批准。

(八)批复。适用于学校答复校属各单位的请示事项。

(九)函。适用于学校与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

(十)纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

 

第三章  公文格式

第七条 以学校名义向上级机关(业务指导部门)等校外单位报送的重要公文,以学校或学校党政办公室名义下发的文件,统一由学校党政办公室参照《条例》与《细则》的有关规定和《党政机关公文格式(GB/T 9704-2012)》的标准印制。

第八条 以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准有关事项等,一般应使用“中共湖南理工学院委员会”或“湖南理工学院”格式纸(学校信函格式公文纸有关规定另行制定),公文印制格式参照第九条的相关规定。

第九条 学校及校属各单位制发的公文(包括报送学校的报告、请示),一般要求按照如下公文格式印制:

(一)如无特殊情况,一律使用国际标准A4纸(210mm×297mm)打印,一般每面排22行,每行排28个字,特定情况可以作适当调整。

(二)公文一般应包括发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、印发日期和页码等组成。

1.发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可使用发文单位全称或者规范化简称,校内各单位(除学校党政办公室、中共湖南理工学院纪律检查委员会、中国教育工会湖南理工学院委员会、共青团湖南理工学院委员会外)作为发文单位时只使用本单位全称或规范化简称,不得加“文件”二字。发文单位标志的字号不得大于上级发文单位标志的字号,推荐使用小标宋体,字体颜色为红色,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm。

2.发文字号。由发文单位代字、年份、序号组成。联合行文,一般只标明主办机关发文字号。单位代字应当准确、规范、精练、无歧义、固定使用,不得与上级机关、同级机关代字雷同。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注,年份全称标在六角括号内,发文顺序号不编虚位,不加“第”字。发文字号采用3号仿宋体,置于发文单位标志下空二行的位置。平下行文,居中排布;上行文,居左空一字排布,右侧对称位置标注签发人。

3.公文标题。应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,标题采用2号小标宋体字,分一行或多行居中排布,回行时要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,多行排列时应当使用梯形或菱形。标题中应当尽量避免使用标点符号,确需使用的,可以使用书名号、引号、顿号和括号。

4.主送单位。指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。采用3号仿宋体字。

5.正文。应当文字简洁,表述准确,条理清楚,直述不曲。正文采用3号仿宋体字,正文行距采用固定值29磅格式,正文页面设置上页边距3.6cm、下页边距3.5cm、左页边距2.7cm、右页边距2.6cm。公文首页必须显示正文。

1)人名、地名、时间、数字、引文准确。正文中数字用法按照国家标准《出版物上数字用法》(GB/T 15835-2011)中的有关要求执行,数字不能回行。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文(字母词等)应当在文中首次出现时以括注方式注明准确的汉语释义。日期应当写明具体的年、月、日。

2)结构层次,一般不超过四层,其层次序数依次可为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。一般第一层小标题用黑体字,第二层小标题用楷体字,第三、四层小标题用仿宋体字。层次序数可越级使用。

3)一般情况下,正文应使用单位全称或规范化简称。文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。

6.附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXXX);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

7.发文单位署名。应署发文成文单位全称或规范化简称。

8.成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应当标全,月、日不编虚位。联合发文时署最后签发单位主要负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排,置于发文单位署名下一行。

9.印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖与署名单位相符的发文单位印章。联合行文的,联署单位应当加盖印章。会议纪要不加盖公章。印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当距正文(或附件说明)一行之内。

10.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号标注在成文日期下一行,回行时顶格。请示应当在附注处标注联系人姓名和联系电话。

11.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。应当另面编排在版记之前,与正文一起装订。不能与正文一起装订时,应当在附件左上角标注公文的发文字号,并在其后标注“附件”二字及顺序号。“附件”二字及顺序号采用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

12.抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。抄送单位按上级单位、平级单位、下级单位顺序排列,一般采用4号仿宋体字,在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后加句号。如版记有主送单位,主送单位置于抄送单位之上一行,主送与抄送之间不加分隔线。

13.印发单位和印发日期。印发单位为行文单位或者其办公室。印发日期为公文的送印日期,用阿拉伯数字将年、月、日标全,月、日不编虚位,后加“印发”二字。一般采用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位左空一字,印发日期右空一字。

14.页码。公文页数顺序号。单页码居右空一字,双页码居左空一字标注。公文正文与附件一起装订时,页码应当连续标注。一般采用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线距版心下边缘7mm。公文版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。

 

第四章  行文规则

第十条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。联合行文,单位不宜过多。

有下列情形之一的,不再行文:

(一)国家法律法规已经作出明确规定的;

(二)现行公文规定仍然适用的;

(三)贯彻上级公文精神,照抄照搬,没有新的具体政策措施的;

(四)当面协商或者利用现代化信息技术手段能够解决的。

第十一条 应根据行文目的、发文单位职权和与主送单位的关系正确选用公文种类。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示或报告时,应由本单位负责人签发,并抄报被越过的上级单位。

第十三条 中共湖南理工学院委员会、湖南理工学院、中共湖南理工学院纪律检查委员会可以向校属各单位或上级机关行文,中国教育工会湖南理工学院委员会可以向校内各二级单位工会或上级工会委员会行文,共青团湖南理工学院委员会可以向校内各分团委、团总支或上级共青团委员会行文。学校其他部门(包括学生会、研究生会)不得直接向上级机关行文。

学校党政办公室根据学校党委、行政授权,可以向学校党委各部门、直属党组织及校属各单位下行文。

各职能部门在各自职权范围内,可以就日常具体工作安排向其他二级单位(组织)发布通知,但不得发布指示性公文。如需就其所主管的业务工作对其他二级单位提出重要指导性“意见”,可以学校党政办公室名义转发、批转公文。

第十四条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导个人。

“报告”不得夹带请示事项。

 

第五章  发文办理

第十五条  发文办理,是指制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

本办法所指的发文办理,适用于校级发文办理,即以学校党委、行政名义制发公文的过程。校属各单位的内部发文办理,可参照本办法执行。

第十六条 草拟公文应做到符合国家法律、法规及其他有关规定,符合第九条的相关要求。

第十七条 制发校级公文,一般通过湖南理工学院办公自动化系统进行流转,在办公自动化系统没有完全推广使用前等特殊情况下,通过纸质文件和电子文件并行流转,填写《湖南理工学院发文审批单》。

第十八条 校属各单位拟申请以学校名义行文,应按本办法的相关规定草拟公文文稿,并由单位主要负责人核稿签字(涉及其他单位,应商请相关单位主要负责人会签文稿)。涉及业务领域的,须经职能部门签署意见。

第十九条 校级发文应经学校党政办公室审核并印制。审核重点是:

(一)是否确需行文,行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)公文内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文单位意图;是否与现行政策衔接、与学校有关规定是否相抵触;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)行文方式是否妥当,是否符合行文规则,涉及有关职能部门职权范围内的事项是否经过充分协调并达成一致意见。

(四)结构是否合理,观点是否鲜明,材料是否充实,文种是否正确,格式是否规范,密级及保密期限是否准确,紧急程度是否恰当。

(五)文字、数字、计量单位、人名、地名、时间、引文、标点符号等是否准确规范。

(六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

对于不符合要求的文稿,学校党政办不予办理(特别是未经学校党委行政有关会议讨论的对学校建设发展具有深远影响的各类规章制度、意见办法等);对于需作较大修改的文稿,退回拟稿单位重新修改后再行审核。如对文稿进行实质性修改,须征得拟稿单位同意。

第二十条 涉及全局性、长久性的各类规章制度(包括章程、意见、办法、条例、细则、规定等,《湖南理工学院规章制度管理办法》另行制定),上报到上级有关机关的重要报告等,需经过学校相关会议研究讨论通过后,再按发文程序办理。

涉及一般性日常业务(如报送材料,以下同)的校级发文,由校属有关单位提出申请按发文程序办理。

第二十一条 公文应经学校领导审批签发。以中共湖南理工学院委员会、湖南理工学院名义或学校授权学校党政办公室制发的公文,由学校党政办公室按相关规定报请分管校领导会签,党委书记、校长或由党委书记、校长委托相关校领导审签,其中涉及统计数据的上行文,由校长签发;以纪委、工会、团委名义制发的公文,由拟文单位报分管校领导或党委书记、校长审签。校领导审签文件时应批注是否同意印发的意见(如“同意”、“发”、“同意发”等),并签注完整的姓名和年、月、日。文稿一经签发,未经签发人批准不得更改。联合发文由所有联署单位的主要负责人会签。

公文印制单位负责公文签发流转前的预审。申请发文单位应提前4-5个工作日将文稿送至学校党政办公室;紧急公文,由学校党政办公室明确办理时限。

第二十二条 校级公文签发后,学校党政办负责公文的复核、印制、用印、登记等程序。公文发出后,发现错误,应当及时追回更正。

按照党务校务公开工作有关要求,本着节约资源的原则,可公开的文件由党政办统一上网公开,只印制存档纸质文件,不再印制纸质文件送达各单位,相关单位根据需要可向党政办申请印制、留存、备份;不宜公开的文件,由申请发文单位负责公文的送达。

 

第六章 收文办理

第二十三条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、初审、拟办、传阅、承办、督办等程序。

本办法所指的收文办理,适用于学校党政办公室对学校收到的外来公文的办理。各单位的收文办理,可参照本办法执行。

学校党政办公室负责对学校收到的公文进行登记和运转,以及对所运转公文的查询和催办、督办。

第二十四条  收文办理的主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。上级机关发给学校但直接寄到部门的重要公文,或学校派出参加会议的人员带回的重要文件材料,应先送学校党政办公室,纳入收文办理程序。校外寄来的信函除写明领导姓名的亲启件外,信函应由党政办公室拆封。

(二)登记。党政办公室负责对收到的公文进行登记、编号。登记应将公文标题、密级、发文机关、发文字号、份数、收文编号、收文日期等逐项详细记录,并填写《湖南理工学院文件传阅卡》。急办的公文应在传阅卡上标明“急件”、“特急”,并从速处理,对有时限要求的公文,要注明办结时间。

(三)初审。公文登记后由机要室送交党政办主任进行初审。初审的重点是:是否应由学校办理。经初审不由学校处理的公文,及时告知来文来函单位;由学校处理的公文,按程序处理。

(四)拟办。学校党政办公室根据来文的内容和要求,提出拟办意见。阅知性公文应由学校党政办公室根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送,存阅性公文应由学校党政办公室存档备查。批办性公文应由学校党政办公室提出拟办意见呈学校领导批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。如遇需急办的公文,可先复印送承办部门处理。

(五)传阅。学校机要室根据拟办意见和工作需要,按照一定的程序将公文送有关人员办理(阅知)或者批(阅)示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。送校领导阅示的文件,一般应在当天阅毕;送各职能部门办理(传阅)的文件,一般应在三天内办(阅)毕;急件随到随阅,严防压误。坚持按规定期限阅文,学校领导及承办单位阅后的公文应退回学校党政办公室(机要室)处理。各单位不得随意横传公文。文件一般不得带回家中或携带出入公共场所。

(六)承办。承办部门收到交办的公文后必须按照学校领导批办意见和文件要求,指定承办人在规定时限内办理,并将办理结果记入文件处理单,对于要求上报的材料要如期呈报,并将办理结果及时向有关领导汇报。公文承办完成后,承办部门要将办理过程中形成的文件资料送交学校党政办公室(机要室)。承办事项涉及其他单位的,承办单位要主动与有关单位协商办理。办理完毕后,应注明办理情况,送学校党政办公室(机要室)归档备查。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的文件,应当及时退回学校党政办公室(机要室)并说明理由。因情况特殊不能在规定时间内办完,须及时报告学校党政办公室(机要室)。

(七)催办。学校党政办公室负责对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于收文处理的各个环节,应做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。凡因不负责任、办理拖拉、互相推诿而延误办理时限的,将追究承办单位及承办人责任。

(八)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知校领导及相关单位。

(九)学校党政办公室(机要室)对所保管的文件定期清理、清退,避免文件遗失。

第二十五条  在文件传递过程中,学校领导及有关单位要妥善保管好文件,并按有关规定做好保密工作,防止文件丢失及泄密,并注意始终保持文件正文及附件的完整性。

第二十六条 草拟、修改、审批和签发公文应使用符合存档要求的黑色或蓝色印迹的钢笔或签字笔。

 

第七章  公文归档

第二十七条 公文办理完毕后,各单位应当根据国家法律法规及学校有关规定及时将公文和有关材料整理(立卷)、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第二十八条 归档范围内的公文,应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理(立卷),立卷的内容包括上级机关的文件及办理结果。立卷要保证资料齐全、完整,正确反映主要工作情况,便于保管、查找和利用。案卷中的文件排列,要按文件形成的时间顺序,逐件编上页号,填写卷内目录,并由立卷人在卷内备考表上签字。

第二十九条 公文的立卷、归档,必须执行《湖南理工学院档案工作条例》及其实施细则,实行学校党政办公室归口负责、校属各部门分散立卷归档、学校档案馆集中管理的制度。

校制公文,由申请发文单位按要求每年集中归档一次,使用学校信函格式公文纸印制的不编文号的一般函件,不在归档范围,由学校党政办公室统一留存备查。

外来公文,学校党政办每年集中一次清退给各相关部门,由各相关部门按档案归档要求立卷归档。

第三十条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案管理部门移交。

第三十一条 单位撤销时,应将需归档的公文整理(立卷)后按有关规定及时移交档案管理部门。

 

第八章 公文管理

第三十二条 学校各二级单位应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第三十三条  校外来文由学校机要室专人统一管理。学校党政公文由党政办专人管理。加强机要保密室和机要阅文室管理,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十四条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或者上级部门决定。

第三十五条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。经批准公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第三十六条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经主管机要保密的校领导或党政办主任批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十七条 公文的撤销和废止,由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十八条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十九条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十条  对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。

第四十一条 单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。

工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十二条 新设立的单位应当向党政办提出发文单位代字立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位代字,单位合并或者撤销时,相应进行调整。

 

第九章 附  

第四十三条  本办法所指公文含电子公文。电子公文与纸质公文具有同等效力。电子公文处理工作应当符合本办法的相关要求,电子公文处理工作参照本办法执行,具体细则另行制定。

第四十四条 外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十五条 本办法由学校负责解释,具体应用中的问题咨询由学校党政办公室负责答复。

第四十六条 本办法自发布之日起执行。以往有关公文处理的规定与本办法不一致的,以本办法为准。  

 

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